01 Jun Gestión del tiempo, una verdadera necesidad

Sin duda, realizar una adecuada gestión del tiempo es una de las herramientas fundamentales en nuestro trabajo. En el ámbito sanitario parece que siempre falta tiempo para todo, los pacientes se agolpan en las salas de espera bajo carteles que rezan “la hora de la cita es orientativa”, los retrasos en pruebas o consultas  son comunes y los profesionales corren de un lado para otro atendiendo varias cosas a la vez, con cara de angustia y sin que les dé tiempo.

Es cierto que los tiempos van muy ajustados y que los profesionales están sobrepasados, y también es cierto, que lo único que está en su mano para disminuir los daños de esta situación es mejorar su gestión del tiempo.

Existen cinco claves que ayudan a realizar una adecuada gestión del tiempo:

1. Analizar cómo usamos el tiempo: se trata de analizar el tiempo que empleamos para cada actividad y descartar o disminuir el tiempo empleado en aquellas que no son rentables o que no nos acercan a nuestro objetivo. En este sentido es importante localizar cuáles son nuestras principales pérdidas de tiempo, los ladrones del tiempo, que suelen ser: Visitas inoportunas, propensión a realizar relaciones públicas en el trabajo, mal uso del teléfono, no planificar las reuniones, mala o nula delegación o dar prioridad a lo urgente en vez de a lo importante.
2. Calcular cuánto vale nuestro tiempo: esto permite tomar mejores decisiones. Ante tareas difíciles de abordar que implicarían mucho tiempo se puede contratar a alguien que las realice, aunque cueste dinero puede compensar ya que nos permite dedicarnos a lo que realmente nos es rentable.
3. Realizar un cronograma diario en el que se planifique el día, las tareas y el tiempo: hay que planificar el día teniendo en cuenta biorritmos y periodos de descanso. También se debe considerar los efectos que tienen los estados de ánimo sobre la capacidad de trabajo. A la hora de realizar las tareas resulta conveniente agrupar las que son similares entre sí o estén relacionadas. Si la tarea es muy grande es bueno descomponerla en otras más pequeñas y asignarle plazos realizables. Se debe planificar el tiempo de trabajo, las tareas más sencillas se harán en las horas donde son más comunes las interrupciones, hay que dejar un tiempo de trabajo en solitario y por supuesto un espacio para los imprevistos que puedan surgir. No debemos olvidar revisar la planificación y ajustarla a objetivos más realistas si no somos capaces de cumplirla.
4. Priorizar las tareas para lo cual hay que preguntarse: ¿qué debo hacer hoy?, ¿qué se puede reprogramar?, ¿qué se puede delegar?, ¿qué me acerca a mis objetivos? y ¿ qué puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
5. Aprender a decir no. En este caso nos preguntaremos si realmente tenemos tiempo y energía para hacer esa tarea extra y dónde aparece en nuestra lista de prioridades.

La efectividad reside en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados (P) (atender a todos los pacientes de la lista) y la capacidad de producción, la aptitud o el medio que produce esos resultados (CP) (cuántos realmente soy capaz de atender). Para mantener correctamente ese equilibrio (P/CP) y resultar efectivos es básico hacer una adecuada gestión del tiempo. Stephen Covey, en el año 1989, planteo que los dos factores que definen una actividad son urgente e importante. Urgente significa que necesita una atención inmediata como un teléfono sonando o una parada cardiorespiratoria. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros. Las materias urgentes son, por lo general, muy visibles, nos presionan, reclaman acción y a menudo, complacen a otros. La importancia tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros objetivos por ejemplo, tener las bases de datos actualizadas con la actividad del servicio, puede permitir justificar una petición de aumento de personal. Ante las materias urgentes reaccionamos. Las cuestiones importantes, que no son urgentes, requieren más iniciativa, más proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran.

Para S. Covey, de la combinación de lo urgente y lo importante se obtienen cuatro tipos de actividades que tienen sus consecuencias o resultados:

• Urgente e importante: cuadrante I
• No urgente si importante: cuadrante II
• Urgente no importante: cuadrante III
• Ni urgente ni importante: cuadrante IV

En el CUADRANTE I (URGENTE E IMPORTANTE) nos encontramos con actividades de crisis, problemas apremiantes, proyectos cuyas fechas vencen…

Por ejemplo una parada cardiorespiratoria o  el último día para la entrega de resúmenes de un congreso que nos interesa.

En el CUADRANTE II (NO URGENTE PERO SÍ IMPORTANTE) aparecen actividades de prevención, de construcción de relaciones, reconocimiento de nuevas oportunidades, planificación, recreación…

Por ejemplo la elaboración de los protocolos, los registros de actividad, las reuniones con los representantes de otros centros para proyectos conjuntos, la actualización de bases de datos…

El CUADRANTE III (ACTIVIDADES URGENTES PERO NO IMPORTANTES) queda ocupado con interrupciones, algunas llamadas, algunos correos, algunos informes, algunas reuniones, cuestiones inmediatas, acuciantes y actividades populares.

Por ejemplo la gente que te para por los pasillos con frases tipo: «ya que te veo te comento…»

Por último el CUADRANTE IV (NI URGENTE NI IMPORTANTE) se llena de actividades triviales, de ajetreo inútil, algunas cartas, algunas llamadas telefónicas, ladrones de tiempo y actividades agradables.

Por ejemplo pasar demasiado tiempo en el cuarto del café o consultando el móvil, organizar la cena de navidad o recoger el dinero para el regalo de un compañero.

S. Covey afirma que las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante I, pasando más tiempo en el cuadrante II. El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva y de la buena gestión del tiempo.

El recomienda:

• CUADRANTE I, NECESARIO: Hazlo ya
• CUADRANTE II, IMPRESCINDIBLE: Agendado y planificado
• CUADRANTE III, IRRELEVANTE: Tíralo
• CUADRANTE IV CONVENIENTE: Delega