01 May Reuniones efectivas

Las  reuniones efectivas son aquellas en las que se logra la interacción y el compromiso de los participantes hacia el objetivo que se haya determinado. Las reuniones efectivas ayudan en la toma de decisiones y en la planificación, es decir, ayudan a los equipos a alcanzar sus metas. Permiten construir un clima de trabajo favorable con un estilo colaborativo construyendo un espacio para el aprendizaje, la participación y la colaboración entre los miembros del equipo. Además las reuniones tienen un elevado coste pues utilizan uno de los recursos más preciados de las empresas, el tiempo de los trabajadores.

Todo esto hace que resulte fundamental realizar reuniones efectivas basadas en la necesidad de las mismas, su planificación, organización y adecuada gestión. Así, para organizar reuniones efectivas se deben contemplar tres etapas: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión.

1. Antes de la organización de una reunión, para que resulte efectiva, se deben contemplar los siguientes aspectos:
   1. Determinar si la reunión es realmente necesaria, en caso contrario es mejor no realizarla. Se deben tener en cuenta tanto el propósito de la reunión como la oportunidad de llevarla a cabo.
   2. Seleccionar a las personas participantes debiendo escoger solo a aquellas cuya presencia sea necesaria. Se recomienda que no sean más de cinco las personas que acudan.
   3. Fijar los objetivos de la reunión (orden del día) y comunicárselos al equipo. Quien organiza la reunión debe prepararse bien toda la información anticipándose a las preguntas o dudas que les puedan surgir a los participantes. Se debe enviar el orden del día a los asistentes con al menos una semana de antelación.
   4. Convocar con antelación suficiente la reunión para que los asistentes puedan revisar el orden del día y preparar sus intervenciones.
   5. Asignar roles. Se recomienda la asignación de una serie de roles que rotaran entre los miembros del equipo y que son: moderador quien modera la reunión asignando tiempos de palabra y haciendo que se respeten, secretario que se encarga de recoger los datos de la reunión y elaborar el acta y reloj que se encarga de controlar los tiempos de intervención.

Para la elaboración del orden del día se recomienda agrupar los temas similares, revisar información previa en caso de que sea una reunión de continuidad e iniciar por un tema que unifique e integre al grupo, luego pasar a los temas más delicados y costosos y por último finalizar con otro tema de integración y unificación.

El orden del día debe incluir:

1. Objetivo de la reunión.
2. Hora de inicio y de finalización.
3. Temas a tratar y tiempo asignado a cada tema.
4. Responsable de cada tema.

2. Durante la reunión.

Resulta fundamental ser puntual tanto al inicio como en la finalización de la reunión por lo que el control de los tiempos durante la misma debe ser exhaustivo. Es necesario respetar el orden del día y sus tiempos no permitiendo, el moderador, que la discusión se desvíe de su cauce. Se debe fomentar la participación evitando que alguien monopolice la  discusión creando un clima flexible que favorezca el intercambio de puntos de vista. No se puede permitir la descalificación y las faltas de respeto.

El secretario se encargará del acta de la reunión y debe recoger:

1. Los puntos tratados.
2. Los acuerdos adoptados
3. Las responsabilidades asignadas.
4. Los plazos establecidos.

Hay quienes afirman que las reuniones que se hacen de pie y sin comida ni bebida generan que la gente no se acomode y suelen ser más cortas, pero debe cuidarse que los participantes estén cómodos. También parece que las reuniones fuera del ámbito laboral favorecen la creatividad y son más productivas.

Se debe dejar un espacio para el cierre de la reunión recogiendo la opinión de los participantes sobre la reunión, entregando feedback y favoreciendo un estado de ánimo positivo para el trabajo.

3. Después de la reunión.

Se debe enviar el acta a los participantes para que la revisen y la validen y eso debe ocurrir no más de 48 horas tras la reunión, de esta manera servirá para recordar los acuerdos pactados.

Es conveniente evaluar el desempeño de las personas que ejercieron los roles de moderador, secretario y reloj y apuntar áreas de mejora y puntos fuertes.

Resulta necesario hacer un seguimiento de los acuerdos.

Sin duda puede parecer costosa la preparación que requieren las reuniones efectivas pero es un coste que irá disminuyendo con la práctica y que aportará grandes beneficios al equipo.